Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. zaktualizowało podejście do dokumentacji pracowniczej. Sprawdź, jakie zmiany zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.
Nowe rozporządzenie zastąpiło ono dotychczasowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy, a także prowadzenie i okres przechowywania akt osobowych pracownika.
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zastąpiło ono dotychczasowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenia i okresu przechowywania akt osobowych pracownika. Najważniejsze – zmiana znosi obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników jedynie w formie papierowej. Od 2019 r. akta osobowe mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i w postaci elektronicznej. Zgodnie z wchodzącym w życie 1 stycznia 2019 art. 94 (8) § 1 Kodeksu Pracy, pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi oraz przechowuje dokumentację pracowniczą. Co ważne – każda zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną musi nastąpić poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy.
Wraz z początkiem nowego roku następuje również skrócenie okresu przechowywania pracowniczych akt osobowych. Zgodnie z art. 94 pkt 9b, pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu bądź wygasł. Akta osobowe pracowników muszą być przechowywane w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.
Zmianie ulega również sam proces gromadzenia i przerzucania dokumentacji pracowniczej. Nowy rok przyniósł zmianę, poprzez którą pracodawcy będą mieć 6 miesięcy na dostosowanie dokumentacji do nowych zasad jej prowadzenia.
Główne zmiany w aktach osobowych:
Akta osobowe |
Czego dotyczy? |
Jakie zmiany wprowadzono od 1 stycznia 2019 r. |
|---|---|---|
| Część A | etap ubiegania się o zatrudnienie |
|
| Część B | etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia |
|
| Część C | etap ustania stosunku pracy |
|
| Część D | wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach |
|
Jeśli masz pytania dotyczące zarządzania danymi osobowymi, a także wymagań formalno-prawnych związanych z RODO – wyślij nam wiadomość!
The post Akta osobowe – sprawdź najważniejsze zmiany obowiązujące od stycznia 2019 r. appeared first on RODOprotektor.
