Administrator może wyznaczyć dwie osoby zastępujące inspektora ochrony danych. Należy jednak zadbać o to, by przejrzyście określić nie tylko system zastępstw IOD, ale również podział obowiązków wszystkich osób, tak by wówczas, gdy jednocześnie będą one obecne w pracy, nie było wątpliwości, kto za jakie zadania jest odpowiedzialny.

W opinii organu ds. ochrony danych osobowych dopuszczalne jest, by administrator wyznaczył dwie osoby zastępujące inspektora ochrony danych. Jedna realizowałaby zadania IOD podczas jego nieobecności, a druga wówczas, gdyby w pracy nie było zarówno IOD, jak i tej pierwszej, zastępującej go osoby. Przyjęcie takiego rozwiązania jest racjonalne, umożliwia bowiem zapewnienie ciągłości wykonywania zadań IOD, a tym samym podnosi standard ochrony danych.

Przejrzysty system zastępstw

Określenie kwestii zastępstwa IOD (np. w wewnętrznym zarządzeniu) sprzyja dobrej organizacji pracy IOD i uniknięcia sytuacji, w której nie było osoby, która mogłaby wykonywać zadania IOD podczas jego nieobecności. Ważne jest jednak, aby kierownictwo jednostki zadbało nie tylko o przejrzyste określenie systemu zastępstw IOD, ale również jasno określiło podział obowiązków między IOD i jego „zastępców”, tak aby nie doprowadzić do ewentualnych konfliktów na tym tle i by wówczas, gdy jednocześnie w pracy będzie obecny inspektor i osoby go zastępujące, nie było wątpliwości, kto za jakie zadania jest odpowiedzialny. Dla wszystkich, zarówno wewnątrz podmiotu będącego administratorem danych, jak w relacjach zewnętrznych musi być jasne, kto w danym momencie jest odpowiedzialny za monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa.

Chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach oprogramowania RODOprotektor – wyślij nam wiadomość!