Ochrona dokumentów
Przede wszystkim warto zaznaczyć, że chronić należy wszystkie dokumenty, głównie przed utratą zawartych w nich informacji. Czasy tzw. „papierowej administracji” ustępują miejsca elektronicznemu obiegowi dokumentów, co oznacza, że tym bardziej, należy zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie. W kontekście „e-administracji” trzeba więc chronić dokumenty nie tylko przed ich utratą, ale także skasowaniem, skopiowaniem, wydrukowaniem, przesłaniem pocztą elektroniczną czy też zmodyfikowaniem. Dla przykładu w kancelariach notarialnych i prawnych chronić należy akty, umowy, upoważnienia i poświadczenia, a w urzędach różnego rodzaju dokumenty związane z obywatelami. Oznacza to, że w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, zakres i rodzaj dokumentów, które należy chronić, jest zmienny.
Jak szybko i sprawnie klasyfikować dokumenty?
Warto w tym celu skorzystać z automatycznego rozwiązania, które pozwoli na szybkie i bezpieczne klasyfikowanie wybranych dokumentów. Dla przykładu, jeśli w biurze rachunkowym chcesz w sposób szczególny traktować przechowywane w zasobach elektronicznych rachunki, to powinieneś je odpowiednio zidentyfikować. Manualne wyszukiwanie tego typu dokumentów byłoby zapewne czasochłonne, tym bardziej jeśli otrzymujesz załącznik, w którym tylko niektóre dane są rachunkami. Klasyfikator automatycznie po ich zgraniu przefiltruje zawartość każdego dokumentu i tylko rachunkom nada specjalny znacznik ochrony.
Klasyfikator dokumentów BTC AI
To narzędzie, wspierane przez sztuczną inteligencję, które jest w stanie odróżnić aż 50 typów dokumentów. Pozwala na przypisanie dowolnego pliku do jednej z klas klasyfikatora. Ponadto system umożliwia także klasyfikację wszystkich dokumentów zawierających określone elementy, jak np. numer PESEL. Rozwiązanie to obsługuje formaty zapisu: 37 dla archiwów (rar, zip, 7z itp.), 55 związanych z dokumentami (office365, pdf itd.), 58 dla zdjęć (png, jpg, jpeg itd.). To oznacza, że niezależnie od tego, w jakim formacie są dokumenty (np. pdf, doc, jpg) i tak zostaną poddane analizie i odpowiednio oznaczone, dzięki klasyfikatorowi. Aby dodatkowo zwiększyć trafność rozpoznawania poszczególnych elementów wyszukiwanych w pliku, narzędzie łączy się z bazami danych, w których dokonywana jest weryfikacja. Nawet w sytuacji, gdy użytkownik błędnie zdefiniuje plik to i tak klasyfikator podpowie mu, z jakim rodzajem dokumentu ma do czynienia.
