Publikacja dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznych

Dowiedz się, jakie dokumenty i przez jaki okres powinny być publikowane na stronie podmiotowej BIP

Obowiązek udostępniania informacji publicznej

W związku z wprowadzeniem obowiązku nakazującego udostępnianie i zapewnienie ciągłości dostępu do informacji publicznych, wiele organizacji zastanawia się, jakie dokumenty umieszczać w BIP-ie. Kolejna kwestia sporna dotyczy tego, czy dane osób fizycznych składających np. skargi powinny być zanonimizowane oraz jaki jest wymagany okres, przez który informacje powinny znajdować się w BIP-ie.

Jakie dokumenty należy umieszczać w Biuletynie Informacji Publicznej?

Katalog informacji podlega obowiązkowemu udostępnieniu w BIP i wskazany został w art. 8 ust. 3 tej ustawy. Jednak organy władzy publicznej m.in. instytucje gminne, jednostki samorządu terytorialnego mogą udostępniać w BIP-ie także inne informacje publiczne, takie jak: komunikaty dotyczące spraw publicznych, informacje o formie prawnej organizacji, efektach kontroli, czy przedmiocie działalności. Ponadto prawo do informacji publicznej przewiduje także jawność działalności organów gminy. To oznacza, że obywatele mają prawo do uzyskania informacji publicznej o ich działaniu, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Jeżeli zatem w statucie gminy przewidziano obowiązek zamieszczania określonych informacji publicznych w BIP, to wówczas podlegają one obligatoryjnemu obowiązkowi dodania ich na stronę. Ponadto wskazuje się jednocześnie na możliwość publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej również innych informacji, niż te o charakterze obligatoryjnym. Zatem wydaje się, iż umieszczenie w BIP treści umowy o zamówieniach publicznych uzależnione jest tylko i wyłącznie od woli zamawiającego. W stosunku natomiast do informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, możliwość taka istnieje, o ile stanowi ona informację publiczną w rozumieniu ustawy.

Przez jaki okres dokumenty powinny być udostępnione w BIP?

Odnosząc się do kwestii związanej z okresem publikacji danych zawartych w BIP wskazać należy, że przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, a także przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nie regulują, jak długo takie dane mają być przechowywane. Jednak nie oznacza to, że takie informacje mogą być przetwarzane bezterminowo. W takich przypadkach należy mieć na uwadze w szczególności zasadę ograniczenia czasowego wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Administrator powinien zatem w tym zakresie kierować się powyższą ustawą, w której określono czas, przez jaki można przetwarzać informacje w postaci umożliwiającej identyfikację osób lub samodzielnie wskazać okres tak, aby przetwarzanie danych było zgodne z celami.

Czas udostępniania dokumentów – zasada ograniczenia czasowego udostępniania danych

W określeniu czasu publikowania danych na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej obowiązuje zasada ograniczenia czasowego udostępnienia danych osobowych. Oznacza ona, że nawet jeśli wskazane dane odpowiadają celowi, dla którego są zbierane, to nie powinny być przetwarzane, w tym udostępniane innym podmiotom. Stanowisko takie zaprezentowane zostało także w uzasadnieniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 1 marca 2016 r., sygn. akt II SA/Lu 876/15: [z] art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych. Istotny jest fakt, że wyrok zachowuje aktualność także przy obecnie obowiązujących przepisach o ochronie danych osobowych. Brak regulacji wcale nie oznacza, że dane mogą być publikowane bezterminowo. W takiej sytuacji należy mieć na uwadze również przepisy ustawy i rozporządzenia o ochronie danych art. 5 RODO, które nakładają obowiązek dokonania samodzielnej oceny okresu udostępniania powyższych informacji oraz zakreślenia terminu usunięcia danych osobowych z BIP. Prezes UODO wskazał, że w celu zapewnienia przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z zasadą ograniczonego przechowywania, administrator powinien samodzielnie stworzyć procedury, z których będzie wynikał termin i sposób usuwania informacji zawierających dane osobowe oraz zasady dokonywania przeglądów przetwarzanych danych. Wynika to z przyjętej w art. 5 ust. 2 RODO zasady rozliczalności, zgodnie z którą administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad dotyczących przetwarzania danych. Zasada rozliczalności wymaga też, aby administratorzy potrafili uzasadnić, dlaczego przyjęli określone rozwiązania.

Zamieszczanie i przechowywanie informacji zawierających dane osobowe w Biuletynie Informacji Publicznej

Problem zamieszczania na stronie podmiotowej BIP informacji i danych osobowych np. osób wnoszących skargę zajął się m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 14 marca 2013 r. Wskazał w nim, że jeżeli celem zamieszczenia informacji publicznej w BIP-ie jest transparentność działalności publicznej Rady Gminy, to cel ten zostaje spełniony także gdy z dokumentu zostaną usunięte dane dotyczące osób prywatnych. Inna jest natomiast sytuacja w zakresie publikacji petycji i danych osobowych osób je wnoszących. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ww. ustawy, na stronie internetowej podmiotu rozpatrującego petycję lub urzędu go obsługującego niezwłocznie zamieszcza się informację zawierającą:
– skan petycji,
– datę jej złożenia,
– w przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w art. 4 ust. 3 – imię i nazwisko albo nazwę podmiotu wnoszącego petycję lub podmiotu.

Źródło:
https://uodo.gov.pl/pl/225/2199

Chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach oprogramowania RODOprotektor – wyślij nam wiadomość!