System obsługi wniosków w systemie RODOprotektor – automatyzacja procesów rejestracji, nadawania uprawnień do systemów informatycznych oraz upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Mechanizm zastosowany w oprogramowaniu RODOprotektor służy do zautomatyzowania procesu rejestracji, nadawania uprawnień do systemów informatycznych oraz upoważnień do przetwarzania danych osobowych w urzędach i przedsiębiorstwach (możliwość wnioskowania o odebranie uprawnień, upoważnień do przetwarzania danych osobowych, jak również wyrejestrowanie pracownika). Z pomocą systemu obsługi wniosków można ograniczyć obieg dokumentów w firmie, a także zminimalizować ryzyko ich utraty.

System obsługi wniosków – przykładowe możliwości wykorzystania systemu obiegu wniosków:

• nadawanie uprawnień do systemu informatycznego / nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych
• wnioskowanie o rejestrację / wyrejestrowanie / o odebranie uprawnień do systemu informatycznego / o odebranie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

W jakiej sytuacji należy wnioskować o uprawnienia?

W sytuacji, gdy pracownik ma w zakresie swoich obowiązków korzystanie z systemów informatycznych wykorzystywanych w danej instytucji/firmie. Istnieje możliwość nadawania różnych uprawnień zdefiniowanych w tych systemach (np. obsługa BIP, systemy finansowe, systemy kadrowo-płacowe, bankowe, prawne, dotyczące świadczeń).

Kto jest uprawniony do utworzenia wniosku o uprawnienia?

Wnioski o uprawnienia tworzone są przez użytkownika zarejestrowanego za pomocą oprogramowania RODOprotektor. Wniosek może być utworzony przez pracownika, któremu mają być nadane odpowiednie uprawnienia, jego bezpośredniego przełożonego, dyrektora/kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego wskazanej, która posiada status użytkownika zarejestrowanego.

Przykładowy proces realizacji wniosku o nadanie uprawnień do systemu informatycznego:

1. Po utworzeniu wniosku o uprawnienia, wniosek poddawany jest kilkustopniowej akceptacji. Pierwszy etap to akceptacja dyrektora/kierownika lub osoby pełniącej jego obowiązki – akceptacja lub odrzucenie wniosków o nadanie uprawnienia do systemu informatycznego użytkownika.
2. Drugi etap to akceptacja właściciela systemu informatycznego – akceptacja lub odrzucenie wniosków.
3. Trzeci etap to akceptacja administratora systemu informatycznego (ASI) – akceptacja lub odrzucenie wniosków.
4. Czwarty etap to realizacja wniosków przez Administratora Systemu Informatycznego lub osoby przez niego upoważnionej.

System obsługi wniosków – schemat działania

Osoby uprawnione do dokonania akceptacji lub odrzucenia wniosku o nadanie uprawnień otrzymują powiadomienie poprzez wiadomość e-mail, w której znajduje się link do odpowiedniego wniosku w systemie RODOprotektor. Kliknięcie w link umożliwia zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku. Dana osoba może zaakceptować/odrzucić wniosek z poziomu wiadomości e-mail lub z poziomu logowania do konsoli oprogramowania RODOprotektor. W przypadku odrzucenia wniosku zarejestrowany użytkownik otrzyma powiadomienie poprzez e-mail. W przypadku akceptacji/odrzucenia na którymkolwiek etapie akceptacji lub też w przypadku realizacji wniosku o nadanie uprawnienia użytkownik zarejestrowany oraz osoby uczestniczące w procesie nadania uprawnień otrzymają powiadomienie o akceptacji, odrzuceniu lub realizacji poszczególnego uprawnienia w wiadomości e-mail.

Przygotowanie wniosku o nadanie uprawnień do systemu informatycznego:

• W celu utworzenia wniosku o uprawnienia należy zalogować się do oprogramowania RODOprotektor, a następnie rozwinąć zakładkę „Wnioski o uprawnienia”.
• Aby dodać nowy wniosek o uprawnienia, należy kliknąć w link „Nowy wniosek o uprawnienia”. Po kliknięciu otrzymujesz formularz do wybrania osób, którym chcesz nadać lub zabrać uprawnienia.

Po uzupełnieniu i wysłaniu wniosku na podane w szablonie zatwierdzeń adresy e-mail zostanie przesłany komunikat o ustalonej przez Państwa treści.

Po kliknięciu w link do wniosku, który znajduje się w komunikacie przesłanym na pocztę e-mail, zostaną Państwo przeniesieni do aplikacji RODOprotektor. Z poziomu aplikacji mogą Państwo zaakceptować/odrzucić wniosek oraz śledzić kolejne etapy procesowania wniosku.

Po akceptacji wniosku przez wszystkie osoby uczestniczące w procesie istnieje możliwość wygenerowania szeregu raportów:

• Raport ze zrealizowanych wniosków

• Raport z bieżących uprawnień

• Raport ze zrealizowanych wniosków per informatyk

• Raport z wyliczeniem średniego czasu realizacji wniosku

Chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach oprogramowania RODOprotektor – wyślij nam wiadomość!